Divize společnosti ELKOV elektro a.s.

Doplňkové služby našim zákazníkům

Přehled služeb

Služby
Služby

EDI

Pojďme si vyměňovat doklady elektronicky? Ano, EDI (Electronic Data Interchange) je osvědčená technologie pro bezpapírové procesování nákupu a prodeje. Obchodní partneři si mezi sebou vyměňují strukturované doklady v elektronické formě. V naší společnosti jsme elektronickou výměnu dat využívali již řadu let s několika málo partnery, kdy jsme museli napsat pro každého partnera jedinečnou zprávu. To samo sebou neslo i řadu provozních komplikací. Proto jsme se v roce 2016 rozhodli, že přejdeme na mezinárodní standard EDI komunikace a od konce roku 2017 plně využíváme všech výhod EDI komunikace. Pro EDI komunikaci využíváme řešení ORiON od společnosti Grit, která je v této oblasti jedničkou na našem trhu.

  • Okamžitá úspora času
  • Eliminace chyb
  • Bezpečnost dat
  • Archivace dokladů

Výhody EDI komunikace

EDI je mezinárodní standard. Díky tomu je možné EDI využívat se všemi obchodními partnery, kteří již EDI mají, a to nejen v České republice.

  • Okamžitá úspora času - Díky automatickému převodu dokladů do ERP odpadnou administrativní činnosti spojené s ručním přepisováním a kontrolou dokladů. 
  • Eliminace chyb  - Včasné odhalení chyb díky automatickým notifikacím rozdílů v dokladech. Odpadají chyby vzniklé ručním přepisováním.
  • Bezpečnost dat - Elektronický podpis a přenos přes zabezpečené sítě zajistí ochranu a autenticitu přenesených dokladů.
  • Archivace dokladů  - Důvěryhodná elektronická archivace veškerých dokladů dle platné legislativy. 

Čtyři kroky ke zprovoznění EDI

  1. Konzultace - Konzultace vhodného řešení s EDI poskytovatelem
  2. Nastavení - Zajištění potřebného nastavení a napojení na informační systém
  3. Zkušební provoz - Ve zkušebním režimu se odladí vše potřebné pro bezproblémovou EDI komunikaci (zpravidla měsíc)
  4. Plné spuštění - Plné spuštění EDI komunikace

Jaké řešení EDI komunikace vybrat?

Na trhu je několik poskytovatelů EDI řešení. Naším je firma Grit, která nabízí dvě EDI řešení: 

Jednak je to plnohodnotné „EDI“, které je vhodné pro společnosti s velkým počtem dokladů, kdy si s obchodním partnerem vymění 20 a více dokladů za měsíc.

  • Celková integrace s informačním systémem, doklady se automaticky načítají do IS
  • Důvěryhodná archivace
  • Auditní stopa
  • Nadstandardní zpětná vazba
  • Zpracování většiny dokladů v obchodním procesu

Dalším řešením je „WebEDI“, které je vhodné pro společnosti, jež si se svými obchodními partnery vymění do 20 dokladů za měsíc.

  • Rychlejší a jednodušší způsob, jak začít s EDI
  • Důvěryhodná archivace
  • Nezávislé na informačním systému
  • Stačí webový prohlížeč
  • Nízká cena
  • Nevýhodou je nutnost ručního přepisování dokladů

Jaké doklady přenášíme v EDI?

Umíme přenášet doklady obousměrně. Co to znamená? Umíme EDI zprávy ORDERS, ORDRSP, DESADV, INVOIC přijímat i odesílat. Komunikujeme a přenášíme doklady nejen s našimi dodavateli a výrobci, ale i s našimi zákazníky. EDI umí i spoustu jiných zpráv, ale v našem segmentu se primárně využívají uvedené čtyři zprávy:

  • Objednávka - Zprávu zasílá zákazník dodavateli, aby objednal zboží nebo služby v požadovaném množství spolu s případnou specifikací místa a termínu dodání.
  • Potvrzení objednávky - Zprávu zasílá dodavatel zákazníkovi jako odpověď na zprávu Objednávka (ORDERS). Významem zprávy ORDRSP je položkové potvrzení, co nedodá, případně co změní.
  • Avízo o odeslání zboží - Obdoba dodacího listu. Zpráva specifikuje podrobnosti o dodávaném zboží podle podmínek dohodnutých mezi kupujícím a dodavatelem.
  • Faktura - Zprávu zasílá dodavatel odběrateli. Stejná zpráva může plnit i funkci proformafaktury, zálohové faktury, dluhopisu nebo dobropisu.
  • Kolik automatizace práce s doklady stojí?  - Na samotném začátku jde o prvotní investici do ORiON EDI a případné programové úpravy v ERP. Samotná služba EDI je účtována formou pravidelného a pevného tarifu. Který je transparentně nastavený podle objemu přenesených dokladů za měsíc.

Zaujala Vás nabídka?

Kontaktujte našeho technického ředitele

Petr Vlašánek